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輸出物品販売場(免税店)を経営する事業者が保存すべき書類

【保存すべき書類】
・購入者誓約書
・旅券(パスポート)等の写し


購入者誓約書

 輸出物品販売場を経営する事業者は、非居住者から提出された購入者誓約書を、免税対象物品を免税で販売した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間納税地又は輸出物品販売場の所在地に保存しなければなりません。
 なお、購入者誓約書の保存がない場合や、その記載内容に不備がある場合には、非居住者に対する販売であっても免税となりませんので、留意が必要です。
 ただし、災害等やむを得ない事情により保存できなかったことを事業者が証明した場合には、この限りではありません。

【災害その他やむを得ない事情】
(1)「災害」とは、震災、風水害、雪害、凍害、落雷、雪崩、がけ崩れ、地滑り、火山の噴火等の天災又は火災その他の人為的災害で自己の責任によらないものに基因する災害をいいます。
(2)「やむを得ない事情」とは、前号に規定する災害に準ずるような状況又は当該事業者の責めに帰することができない状況にある事態をいいます。


《購入者誓約書に記載すべき事項》

① 購入者の氏名、国籍、生年月日、在留資格及び上陸年月日
② 購入者の所持する旅券等の種類及び番号
③ 輸出物品販売場を経営する事業者の氏名又は名称
④ 購入年月日
⑤ 品名、品名ごとの数量及び価額、物品の価額の合計額
⑥ 購入後において輸出することを誓約する旨(消耗品の場合、購入した日から30日以内に輸出することを誓約する旨)及び購入者の署名



旅券(パスポート)等の写し

 購入者誓約書に加え、平成26年10月1日以降は、同一の輸出物品販売場において、同一の非居住者に対して1日に販売する一般物品の販売額の合計が100万円を超える場合には、非居住者は、輸出物品販売場を経営する事業者に旅券等の写し(パスポートの場合はパスポート番号、非居住者の氏名、生年月日、性別及び国籍が印字された部分)を提出しなければならないとされています。
 また、輸出物品販売場を経営する事業者は、当該旅券等の写しを納税地又は輸出物品販売場の所在地に保存する必要があります。
 なお、保存期間は、購入者誓約書と同様に免税対象物品を免税で販売した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間となります。


旅券等の写しの電磁的記録による保存

 同一の輸出物品販売場において、同一の非居住者に対して1日に販売する一般物品の販売額の合計が 100 万円を超える場合には、輸出物品販売場を経営する事業者は、非居住者の旅券等の写しを、その事業者の納税地又は輸出物品販売場の所在地に保存しなければなりませんが、旅券等の写しに代えて、電磁的記録による提供を受けて、これを電磁的に保存することも可能とされています。
 電磁的記録とは、電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいいます。
 例えば、IC旅券をパスポートリーダーで読み取り、又はパスポートをスキャナ等により読み取ることにより、パスポート番号、非居住者の氏名等といった所定の情報をデータで保存することも可能となります。
 ただし、データで保存する場合は、このデータを保存している場所において、そのデータの内容をディスプレイに表示して確認できることや、きちんと目視できる状態のものとして紙にプリントできることが必要となります。また、そのような操作をどのように行えばよいかが分かるよう操作説明書も備え付けておかなければなりません。


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